Вы уже знаете основы Notion и готовы наполнить базу знаний гайдами, регламентами и полезными советами. Но перед этим вам понадобится подключить к ней сотрудников.
Возможности командной работы в Notion отличаются в зависимости от тарифа. Всего их четыре: Personal, Personal Pro, Team и Enterprise.
Personal
Бесплатный тариф до 5 человек.
Создавать пользователей нельзя, но можно добавлять гостей в отдельные документы.
Файлы больше 5 MB загрузить не получится
Подойдёт, если вы используете Notion в маленькой компании.
Совет Если нужно временно пригласить в документ больше 5 человек, можно перейти на бесплатную триал-версию плана Team. Но в триале есть ограничение на общее количество блоков в базе данных — не больше 1000.
Personal Pro
Нет ограничения на количество гостей, но пользователей создавать всё ещё нельзя.
Нет удобного управления правами доступа — чем больше ваша фирма, тем сильнее вы будете от этого страдать.
Более-менее удобно использовать этот тариф, когда в компании работает меньше 20 человек.
Чем гость отличается от пользователя Гость может делать всё, что доступно пользователю, но права доступа вам придётся раздавать вручную каждый раз, когда вы заводите новую страницу.
Только пользователи могут создавать открытые ссылки на документы и давать права уровня Full Access другим пользователям. Если вы хотите, чтобы менеджеры составляли в Notion коммерческие предложения и самостоятельно отправляли их клиентам — выбирайте тариф Team.
Full Access — это полные администраторские права. Можно изменять документ как вздумается, удалить его, выдать права новому пользователю или поменять уровень доступа у текущих.
Полноценных пользователей можно собирать в группы и выдавать им права в один клик. Это удобно, если в вашей компании много отделов, каждому из которых нужен доступ только к своим страницам.
Team
Можно создавать пользователей, чтобы легко менять настройки доступа.
Попробуйте создать группу для каждого отдела вашей компании — так проще управлять доступами.
Опасность
Когда даёте сотруднику права уровня Full access, объясните, что именно означает каждая опция в меню Share. Однажды работник моей компании выбрал не тот пункт и открыл доступ к странице всем людям в интернете. Внутри была информация под NDA — хорошо, что по умолчанию индексация поисковиками в Notion отключена.
Даже если вам нужно расшарить страницу в веб, осторожно настраивайте доступ в меню Share.
Самая опасная опция называется Search engine indexing — она позволяет поисковикам индексировать текущую страницу. В большинстве случаев эта опция должна быть выключена.
Enterprise
Корпоративный тариф с индивидуальными условиями.
Вам скорее всего не понадобится (конечно, если вы не Яндекс).
Задание на сегодня: выберите подходящий тариф и попробуйте настроить права доступа на страницах, которые мы создали ранее.
Ура, теперь сотрудники смогут заполнять базу знаний вместе с вами!
В следующем выпуске: база сотрудников и личные карточки.
Максим Панфилов tg: @panfilovonline