В Notion достаточно инструментов, чтобы вести документацию по клиентам. Это удобнее, чем хранить всё в гуглдоках, потому что здесь у вас больше способов организовать информацию.
Сегодня я поделюсь шаблонами, которые можно сразу использовать на своих проектах. Долго объяснять здесь нечего — просто скопируйте шаблоны и наполните их своей информацией.
Список наших связей в компаниях, которые сотрудничают с Ratio. Здесь я храню контакты партнёров и заказчиков.
Совет Используйте поле Комментарий, чтобы оставлять сотрудникам подсказки: кто за что отвечает и как лучше общаться с конкретным человеком.
Список всех компаний, которые сотрудничают с нами. Тегами помечаем, чем именно занимается компания и в каких мы отношениях: партнёр это или заказчик.
База связана со списком сотрудников и архивом проектов — если изменить состав команды или связанные проекты в любой из трёх таблиц, то в остальных эта информация тоже появится.
Как связать базы данных
Добавьте новое поле в базу (кнопка +) и выберите тип Relation в меню Property Type.
Нужно будет указать базу, с которой вы хотите связать текущую — в ней автоматически появится поле, связывающее базы в обратном направлении. Например, если в базу контрагентов вы добавите relation-поле с проектами, то в базе проектов появится relation-поле с контрагентами.
Главная информационная страница о проекте и архив проектов соответственно. Чтобы добавить новую карточку, мы дублируем страницу-шаблон.
Шаблоном удобно пользоваться, потому что он сам создаёт документы и чеклисты — не нужно искать их в базе, чтобы скопировать.
В Notion есть функция создания шаблонов по кнопке, но она иногда багует: внутри нашей карточки много вложенных документов, поэтому при создании страницы по шаблону вылезает ошибка. При этом через Duplicate в правом верхнем углу шаблон копируется нормально — странно, но мы подстроились.
После копирования шаблона заполняем базовую информацию о проекте: даём название, назначаем ответственных, отмечаем компанию-заказчика и партнёров. Внутри шаблона 20+ чеклистов, которые сильно упрощают работу менеджерам, дизайнерам и разработчикам.
Чеклисты разделены по этапам и создаются только после нажатия кнопки.
Допустим, вы сделали дизайн, а потом проект был заморожен — в этом случае чеклисты на разработку не нужны и в карточке проекта их не будет.
Чтобы кнопки с чеклистами начали работать, вам придётся скопировать карточку проекта в свой Notion.
Ищите Duplicate в правом верхнем углу экрана.